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小心電子郵件泄密

2014-06-06 19:00:25
電子郵件已經是商務辦公不可或缺的一環,小到確認工作行程、商務會議時間,同仁間的互動,大到企劃案的討論、草(合)約的傳送、確認,都用得上電子郵件。

不少上班族知道,公務往來的電子郵件必須備份,以防工作出現糾紛時,責任歸屬釐清出現問題,避免自己被栽贓陷害,承擔不屬於自己的責任/錯誤。

不過,比較少人知道的是,電子郵件即便從自己的信箱刪掉了,也還是救得回來。此外,公司管理高層能夠直接查閱公司所有同仁的電子郵件。也就是說,只要是在上班時間利用公司電腦發送的電子郵件,無論是否已經被你刪除,無論你是否願意被公司知道,公司都有辦法調閱。

公司之所以這麼做,自然是為了防範商業間諜,還有員工背叛。畢竟,公司無法保證所有員工都沒有問題,為了防範於未然,只好先發制人。要記得,公司給你的電子郵件帳號其實是公司的財產,他只是暫時授予員工使用,那不是私人財產,也沒有你所想像的安全。

此外,在職場上如果工作出了問題,公司很可能以此為據,追究責任,甚至不惜歪曲信件的原意。

電子郵件雖然便利,但其實也有相當的局限。由於只能透過文字表達,缺乏說話者的語調聲音,又沒有身體語言的輔佐,如果用字遣詞不夠謹慎,很可能讓人誤解。許多人一定都有過這樣的經驗,一封原本是好意的電子郵件最後卻被解讀成惡意,且招徠尖酸刻薄的批評。

不要在上班時間使用公司的電子郵件傳遞私人信件。所有傳送出去的信件,一定都要能傳送備份給直屬主管或相關的同仁(保持公開),謹記一個原則,那就是你寫出去的郵件,不會害怕任何人傳閱,千萬不要寫怕某人看到的信(莫非定律:你不想讓某人看到,某人就一定會看到)。

凡走過必留下痕迹,你寫過的電子郵件也將永遠存在。不要在能夠留下確切證據的電子郵件中發表消極或攻擊公司/同仁/主管/廠商的言論,否則出了問題,受傷的恐怕是你,而電子郵件將成為無法辯駁清白的證據。

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